الخطوة الثانية: تحديد اسم الشخص المسؤول الذي سوف يتم تقديم التظلم إليه، كونه المعني بالنظر في مثل تلك التظلمات، وذلك على النحو الآتي: إلى معالي الأخ........................... المحترم. فإن كنت لا تعرف اسم الشخص المسؤول، أو تخشى أن يتم تغييره من ذلك المنصب، حيث يترتب على تغيير خطاب تظلم آخر، وخروجا من هذا الإشكال، فإنك تقوم بكتابة صفة الشخص فقط، وذلك مثل: إلى مدير............................. المحترم. الخطوة الثالثة: كتابة التحية المناسبة: وبما أننا مسلمون وفي بلد عربي وإسلامي، فإننا نكتب تحية الإسلام، وهي: "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته". الخطوة الرابعة: تحديد موضوع التظلم أو الدعوى: فمن المهم جداً أن يتم تحديد عنوان التظلم، وذلك مثل: "تظلم فصل من الوظيفة"، أو "تظلم حرمان ترقية"، أو "صحيفة تظلم عسكري"، وغير ذلك من العناوين الواضحة والمحددة. الخطوة الخامسة: كتابة بيانات المدعي: حيث يجب على الشخص مقدم التظلم أو الشكوى أن يعرف بنفسه تعريفا موجزاً، يتضمن الآتي: الاسم الرباعي........... جهة العمل........... الرقم الوظيفي........... منطقة العمل........... الخطوة السادسة: كتابة عبارات الشكر والثناء على الشخص أو الجهة المرسل إليها التظلم، وذلك مثل: "يطيب لي أن أقدم إليكم جزيل الشكر والتقدير والعرفان"، أو "أتمنى أن يصلكم هذا التظلم وأنتم في أتم الصحة والعافية"، أو غيرها من العبارات الدالة على ذلك.
خسرت كل ما في المشغل، وبلطف الله وحده تصادف حدوث الحريق مع عدم وجودي أنا والموظفين داخله، وبالنتيجة صرت مديونًا لتجَّار المكائن بقسط محدد، ولتجَّار الأقمشة بدفعة معينة، وللموظفين براتب شهر احترق في درج المكتب الخاص بي كل المال المخصص لذلك. سيدي الوزير: إنها نكبة بكل ما تحمله الكلمة من معانٍ، لكني تمالكت نفسي وحمدت ربي على نصيبي، وتحركت للبحث عن حلول إنقاذية لتخفيف وطأة هذه المشكلة. وكان أول ما قمت به هو التوجه لبنك التسليف بطلب إعفائي من بقية القروض التي عليَّ، وما كان منهم إلا أن رفضوا طلبي رفضًا قطعيًّا، بحجة أن المشكلة التي صارت معي لا تندرج ضمن بنود الإعفاء المحددة لديهم. ووجدتني لا مخرج لي إلا في تقديم خطاب تظلم قوي، والذي أضعه بين يديكم للبحث عن أي حل يخفف عني، فقد صرت عاجزًا كليًّا أمام كل الالتزامات التي يعد قسط البنك أكثرها وطأة على نفسي. أضع خطاب شكواي أمامكم، وعلى الله اتكالي واعتمادي على أن يتم التعامل مع موضوعي بعين الرأفة والرحمة، وأنتم أهل لذلك وأكثر من يقدر الوضع ويراعيه. وفقكم الله تعالى لما فيه الخير، وأصبغ عليكم نعمه ظاهرة وباطنة. وتقبلوا مني جزيل الشكري والامتنان، وأطيب التحية وأزكاها مجددًا.
شروط ومعايير معروض التظلم القوي أولاً: أسلوب وطريقة الصياغة فالمعروض القوي لابد أن يجتمع في صياغته ثلاثة أمور، هي: ١ – اختيار الألفاظ المعبرة: بحيث تدل كل كلمات وعبارات التظلم على حقيقة الظلم الذي تعرض له. ٢ – الإقناع: فمن أهم الشروط التي يجب أن تتوفر في التظلم هو الإقناع، فإذا خلا من الأسلوب الإقناعي، فإنه يكون ضعيفا ركيكا يتم رفضه. ٣ – التأثير: حيث يجب اختيار الألفاظ التي تحدث وقعا وتأثيرا في النفس، إذ أن التظلم المؤثر يكون له حظ كبير من القبول والموافقة على ما جاء فيه. ثانياً: الأدلة والوثائق والمستندات: فمن الأمور التي تجعل التظلم أو الشكوى تتسم بالقوة، هو دلائل وإثباتات تثبت وتقوي صدق دعواك وتظلمك وشكواك. إن أي تظلم أو خطاب يخلو من وجود الوثائق والمستندات التي تدل على صدق التظلم، فإن ذلك التظلم يكون قد افتقد عنصرا من عناصر القوة التي تجعله محل قبول. نموذج خطاب تظلم جاهز إن أي نموذج خطاب تظلم جاهز، يجب أن يتضمن العديد من الخطوات التي يتألف ويتكون منها نموذج خطاب التظلم، ومن تلك الخطوات ما يأتي: الخطوة الأولى: أن يبتدأ كتاب التظلم بذكر البسملة، " بسم الله الرحمن الرحيم"، ففي ذلك البركة والخير.
وغالبا ما تشمل أي شكوى على جملة عناصر تجعل منها رسمية ومعتمدة لدى جهة الاختصاص. ومن أبرز تلك العناصر بيانات المشتكي والمشتكى عليه، بالإضافة إلى ذكر تفاصيل المشكلة التي تسببت في كتابة خطاب شكوى للمرور وحيثياتها بشكلٍ صحيح، وبطريقة عرضٍ صحيحة لا يوجد فيها تهويل أو مبالغة في تصوير الأحداث التي دعت لتقديم خطاب شكوى للمرور. كما يجب ذكر رقم الجمرك الخاص بالمركبة التي يدور حولها موضوع خطاب شكوى للمرور، وكذا رقم رخصة قيادتها. – نموذج شكوى ضد المرور والمتضررفي قضايا المرور متاح له تقديم نموذح شكوى ضد المرور إذا كانت مشكلته سببها الرئيسي هم أفراد ينتمون لمؤسسة المرور بمختلف تفرعاتها. ويقدم شكواه بالطبع للقطب الرئيس في قياادة إدارة المرور للبحث في المشكلة والتحقيق مع أفراده المتسببين بالضرر للمواطن مقدم خطاب شكوى للمرور. فضبط المخطئ وتوجيهه ولو كان فرداُ من ذات المؤسسة التي ترتبط بها المشكلة هو أمر يمثل العدَالة في أنصع صورها. والدولة عموما تضع نصب عينيها مصلحة المواطن أولا و أخيراً؛ لذا فتوجيهاتها صريحة في محاسبة أي فرد أو جهة تتسبب في أي ضررٍ نفسيٍ أم ماديٍ لأي شخص. ـ نموذج تقديم شكوى للمرور: وفي بعض الأحيان يكون الضرر صادر من مواطن ضد مواطن مثله، لكن الموضوع يرتبط بإدارة المرور حينها يظل الموضوع مرتبط بها، وتتكفل بحله والفصل فيه هي أيضا.