الملخص: وهو يحتوي النقاط الرئيسية والاستنتاجات والتوصيات ضمن فقرة قصيرة ومفصلة بما يكفي لتقديم نظرة شاملة عن التقرير، ويُفضل صياغتها بعد الانتهاء من التقرير بأكمله. المقدمة: تأتي المقدمة في الصفحة الأولى من التقرير، لتشرح المشكلة بوضوح وتحدد الهدف من كتابة التقرير، وهنا يجب تعريف للمصطلحات بوضوح وشرح كيفية تنظيم التقرير. العرض: من الضروري خلال العرض في التقرير التأكيد على طبيعة المشكلة التي يعالجها، والمبادئ التي تحفز القارئ على الاستمرار في القراءة، ويشمل المصطلحات الفنية من مجال التقرير، ويتضمن عدة أقسام، كل منها يحمل عناوين فرعية مناسبة. كيف نكتب التقرير اليومي. الاستنتاجات: وفي هذا القسم تعرض النقاط الرئيسية التي تناولها التقرير. التوصيات: في التوصيات يدرج الكاتب الفرضيات التي هي بحاجة إلى إثبات مرة أخرى، وكذلك يعرض جوانب المشكلة التي أُثبتت مع إمكانية إجراء المزيد من التقارير المتصلة بجوانب أخرى للمشكلة. الملحقات: تُوضع أي معلومات يقرؤها خبراء الموضوع أو القادة في هذا المجال، وستضم جميع التفاصيل الفنية التي يمكن استخدامها لدعم النتائج أو الاستنتاجات. الملخص أو الخلاصة: يجب أن تكون الخلاصة مختصرة لا تزيد عن الفقرتين وبمعدل يقارب 200 كلمة فقط، وفي الملخص لا بد من وضع جوهر التقرير، لأن القارئ بعد أن يطلع على الملخص من الممكن أن يكمل القراءة إذا وجد الموضوع مشوقًا ومهمًا وكان الأسلوب سلسًا والمنهج واضحًا، أو يتوقف إذا كان التقرير مملًا وغير جاد.
كتابة التقارير جزء أساس من مسؤوليّات العمل ؛ هناك أنواع عدة من التقارير التي قد يُطلب إلى الموظف كتابتها، بما في ذلك التقارير اليوميّة وتقارير المبيعات والتحليلات. في الآتي، بعض الخطوات المساعدة، في كتابة هذه الوثائق. خطوات متبعة في كتابة تقارير العمل التعرّف إلى قارئ التقرير هامّ في كيفيّة تنسيق الأخير ومحتوياته وأسلوب الكتابة لكتابة تقرير العمل باحتراف، يفيد اتباع النقاط الآتية، التي تعدّدها شبكة Indeed المهنيّة الشهيرة: التعرّف إلى قارئ التقرير هامّ في كيفيّة تنسيق الأخير ومحتوياته وأسلوب الكتابة، مثلًا: هل تقرير المبيعات سيوجّه إلى المشرف المباشر أو المدير أو الرؤساء التنفيذيين؟.. الغرض من التقرير هو تحديد المعلومات التي يجب أن يتضمّنها، أي المعلومات التي ستوفّر صورةً واضحةً عمّا يحاول الكاتب نقله أو إيصاله الى الطرف الآخر. كيف نكتب التقرير الاسبوعي. مثلًا: في تقرير المبيعات، ترد معلومات عن الأهداف التي سبق أن تحقّقت، والمنتجات والخدمات الأكثر مبيعًا. عند كتابة التقرير، لا بدّ من هيكلته، بصورة تسهّل قراءته واستيعابه بسهولة. تحتوي التقارير الإداريّة على النقاط الآتية: العنوان أو صفحة العنوان، والملخص التنفيذي أي الملخص الذي يصف بإيجاز محتوى التقرير، وجدول المحتويات (إذا كان التقرير يحتوي على أكثر من بضع صفحات)، مع مقدّمة تصف الغرض من كتابة التقرير، ومحتوى التقرير، والاستنتاج أو التوصية حسب الغرض من التقرير.
تحديد هيكل التقرير وبنيته ، ويعتمد ذلك على: تحديد ما إذا كان التقرير رسميًّا أم غير رسمي. طول التقرير. نوع التقرير، إذ قد يكون تقرير بحث ، أو تقرير مختبر، أو تقرير أعمال، أو تقرير تحقيق أو غيرها ذلك، وبناءً على نوع التقرير يُمكن أن تتضمن البنية: صفحة العنوان، ملخص تنفيذي، محتويات، مقدمة، الهدف، الخطوات، الاستنتاجات، التوصيات، المراجع، الملاحق، المقاطع وهي تتضمن عناوين فرعية قد تكون مرقمةً في بعض الأحيان. كيفية كتابة تقرير عمل - موقع المرجع. صياغة مسودّة الجزء الأول من التقرير: بمجرد تحديد بنية التقرير، تأتي مرحلة كتابة العناوين والبدء في ملء هذه المعلومات التي جُمعت، هنا يجب تحديد الأهداف والإجراءات والنتائج، والبدء في معرفة ما سيحدث في ملحق التقرير. تحليل البيانات واستخلاص النتائج: يُفسير هذا الجزء البيانات التي جُمعت، ومن خلاله يمكن الوصول إلى النتائج التي تُجيب عن الأسئلة الآتية. ماذا وجدت؟ ما هي أهمية النتائج التي خرجت من تحليل البيانات؟ إلى ماذا تشير النتائج؟ في هذه الخطوة لا يجب تضمين أي معلومات جديدة في النتائج. تقديم التوصيات: تُحدد التوصيات الحلول للمشكلة من وجهة نظر الكاتب أو تحدد ما يعتقد الكاتب أنه يجب أن يحدث بعد ذلك، وليتمكن من تحديد التوصيات يمكن الاستعانة بما يأتي: قراءة البيانات والنتائج الخاصة بالتقرير.