محتوى البرنامج • السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب المفهوم العام للسكرتارية. السكرتارية التنفيذية في العصر الحاضر. متطلبات مكاتب السكرتارية التنفيذية ومكاتب القادة. • مدير المكتب والسكرتير التنفيذي مؤهلات مدير المكتب والسكرتير التنفيذي والصفات الواجبة. الشروط الوظيفية لمدير المكتب والسكرتير التنفيذي. علاقات مدير المكتب والسكرتير التنفيذي. واجبات ومسؤوليات مدير المكتب والسكرتير التنفيذي. • تنظيم مكاتب السكرتارية التنفيذية مفهوم التنظيم لأعمال سكرتارية القادة. خصائص التنظيم لأعمال سكرتارية القادة. المبادئ العامة لتنظيم مكاتب سكرتارية القادة التنفيذيين. خطوات تنظيم مكاتب سكرتارية القادة التنفيذيين. تنظيم تدفق العمل في مكاتب السكرتارية. • مهارات التعامل في مكاتب السكرتارية التنفيذيين مهارات التعامل مع الرؤساء والقادة. المستشار: نموذج الوصف الوظيفي سكرتير تنفيذي. مهارات التعامل مع المرؤوسين. مهارات التعامل مع الزملاء في مكاتب السكرتارية الأخرى في المنظمة. مهارات التعامل مع العملاء والزوار. الأنماط السلوكية في مكاتب السكرتارية التنفيذية. • الأساليب الإلكترونية لأنشطة وأعمال السكرتارية التنفيذية الأساليب الإلكترونية في كتابة وإعداد المراسلات والتقارير.
السكرتارية هي وظيفة يمكن أن يكون لها مجموعة من الواجبات حسب مكان عملها، لكن السكرتير بشكل عام مسؤول عن الحفاظ على سير المكاتب بسلاسة من خلال أداء مزيج من المهام الإدارية ومهام الإدارة ذات المستوى المنخفض. وعادةً ما يرد هؤلاء المهنيون على الهواتف ومراسلات البريد الإلكتروني وإدارة أنظمة الملفات؛ ويمكنهم أيضًا فرز البريد وتنظيم الاجتماعات وتنسيق الاتصالات بين المكاتب. وفي معظم الحالات يعتبر العمل «من المستوى المبتدئ» مما يعني أنه لا توجد مهارات خاصة أو مؤهلات تعليمية مطلوبة للنجاح. وعادةً ما يكون هناك مجال للتقدّم في هذا المسار المهني. وغالبًا ما يجد الأشخاص الذين يتمتعون بالكثير من الإمكانات أو الخبرة أنفسهم في خضم الترشح لوظائف مرموقة بشكل متزايد بأجور أعلى. وعادةً ما يتم تضمين وظائف المساعد الإداري والكاتب و المساعد الشخصي ضمن هذه المظلة. تعرف على 4 من مهام السكرتير التنفيذي. فكل هذه المناصب إدارية وكلها تركز عادة على الأعمال الورقية وإدارة المستندات الإلكترونية. أحد الاستثناءات الوحيدة هو مستوى الحكومة أو الوزراء الرسميين، مثل وزير الدفاع أو وزير الخزانة. وعلى الرغم من أن هذه الألقاب قد توحي بوظيفة ذات مستوى منخفض بحت، إلا أن المسؤولين في هذه الأدوار يكونون عمومًا على مستوى عالٍ جدًا ولا يقومون إلا بالقليل من الأعمال الإدارية أو الكتابية بأنفسهم.
ما أهم مهارات السكرتارية التنفيذية الناجحة؟ تتعدد المهارات التي يجب على السكرتارية التنفيذية الناجحة امتلاكها، بدءًا من الكتابة والحفظ والشخصية القوية التي لا بُد من التمتع بها، ومن أهم مهارات السكرتارية التنفيذية الناجحة والتي يجب امتلاكها ما يأتي: [٤] مهارات الاتصال: إن امتلاك مهارات الاتصال تُساعد السكرتارية التنفيذية في تحديد الرسائل والزُوار المُهمين لصاحب العمل خلال وقتٍ قصير. إدارة الوقت: إن امتلاك القُدرة على إدارة وقت المُديرين من الأمور المُهمة التي لا بُد من السكرتارية التنفيذية التمتع بها. الحُصول على الثقة: يُعد السكرتارية التنفيذية أحد المهام التي تُمكن صاحبها من الوصول لمعلوماتٍ حساسة تتعلق بأعمال الشركات، ولزيادة كفاءة السكرتارية التنفيذية لا بُد له من الحُصول على ثقة مُدراسهم وضمانهم لسرية الأعمال. القيام بمهامٍ مُتعددةٍ: إن امتلاك مهارة القيام بالعديد من المهام خلال وقتٍ واحد يُعد من أهم مهارات السكرتارية التنفيذية المُهمة. الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي – صناع المال. تتعدد المهارات التي لا بُد للسكرتارية التنفيذية من امتلاكها ومن أهمها مهارة الحفظ والكتابة وكذلك معرفة استخدام التكنولوجيا بالطريقة الأمثل. كم يبلغ معدل راتب السكرتارية التنفيذية؟ تتعدد المُستويات التعليمية التي يُمكن للسكرتارية التنفيذية الحُصول عليها، حيث يُمكن الحُصول على تخصص السكرتارية التنفيذية من خلال شهادة دبلوم أو شهادة جامعية، كما يُمكن الحُصول عليها من خلال برامج التعليم المهني وكُليات المُجتمع.
الخبرة في التعامل مع البريد الإلكتروني. العمل ضمن فريق واحد. امتلاك مهارات الإقناع والتواصل مع الآخرين. معرفة إعداد التقارير وتنظيم الجداول. القدرة على مواكبة التطورات التي تحدث في مجال العمل الإداري. التمتع بمهارات التعامل مع الأجهزة المكتبية. اقرأ أيضًا: إجراءات تأسيس شركة مساهمة سعودية وفي نهاية مقالنا نكون قد قمنا بتوضيح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيث المهام التي يقوم بها كلاً منهما والصفات التي يجب أن يمتلكها كلاهما.
إمكانية التعلم بصورة مستمرة، ومواكبة جميع التطورات الطارئة تحديدًا على الحقل الإداري، ومتابعة كل التطورات التي يسعى إليها العقل البشري في مجال التقنية خصوصًا عند استعمال المعدات المكتبية. إحاطة المتقدم بالمهارات التقنية الرئيسية والتكنولوجية، خصوصًا عند استعمال الطابعو والحاسوب وشبكات الاتصال الجديدة، وذلك لأنها تُعد من أساسيات العمل في هذا المجال. امتلاك مهارات إدارية كبيرة في المجال الخاص بترتيب وتنظيم المكاتب. امتلاك مهارات خاصة بالعمل في الأرشيف. امتلاك مهارة إنشاء التقارير. القدرة على إنشاء المراسلات الخارجية والداخلية وإعادة الصياغة بشكل سليم. القدرة على استخدام البريد. إمكانية على العمل في فريق والعمل الفردي. القدرة على التفاوض والإقناع وتقبل آراء الأخرين. معرفته في ميدان التحليل الإداري والمالي، وخاصةً في مجال التدقيق. الصفات الأخلاقية لابد أن يندرج ضمن صفات السكرتير الناجح ، الصفات الآتية: المسئولية. الموضوعية. الالتزام. النزاهة. الأمانة. الصدق. مقومات السكرتير الناجح يستوجب على السكرتير الناجح إضافة إلى مؤهله العلمي المناسب، ضرورة امتلاكه لمجموعة من المقومات الشخصية، ويتضمن ذلك مجموعة خصائص نفسية وشخصية تتاح بصورة عامة في المرء نفسه، وطبيعته، وأيضًا مقوماته التي يتميز بها عن غيره.
بواسطة: Israa Mohamed مقالات ذات صلة
أنواع الشكوى والبرقيات أصبحت البرقيات هي من أكثر الأشياء التي يجب ان نهتم بها ونجد أن العديد من الأشخاص يقوم بالبحث بشكل مستمر عن طريقه إرسال هذا البريد وما هي الأنواع الخاصة بالشكاوى البرقيات التي يمكن أن نقوم بإرسالها بشكل مميز للديوان الملكي لذلك سوف تكون كالاتي:- يمكن لأي شخص بالمملكة العربية السعودية أن يقوم بإرسال برقية طلب العلاج من الحكومة السعودية كما يسمح أيضا برسالة هذه الطلبات بشكل حكومي. ممكن ايضا لأي مواطن أن يقوم بإرسال برقية يطلب فيها أن يتم ايقاف القصاص وهذه البرقية سوف تصل إلى الحق العام بالحكومة بالمملكة العربية السعودية. يسمح ايضا لجميع الأشخاص أن يقوموا بأرسالة البرقية التي لا شيء إداري عام. شكوى للديوان الملكي السعودي. ويمكن أيضا أي شخص أن يتيح له أن يرسل برقية إذا حدث أي أمر عاجل لابد من إخباره. يمكن ان تقوم بتقديم طلب العلاج اذا كنت غير قادر علي الشراء. يمكنك أرسال البرقية عبرالبريد الممتاز علي عنوان البريد الملكي من داخل او خارج المملكة العربية السعودية، الهدا، 7636، الرياض 12911. ويتيح البريد الممتاز إرسال البرقيات للديوان، فهو يعتبر من أفضل الخدمات التي تعمل علي إرسال كافة البرقيات والطلبات المستعجلة للديوان، وقد تبلغ قيمة ارسال البرقية المستعجلة 1 ريال ويمكن ان يصل الطلب للديوان خلال 5 ل6 ساعات.
الحالات المقبولة في نموذج برقية للديوان الملكي يتلقى الديوان الملكي الكثير من البرقيات طلباً للمساعدة لأسباب مختلفة تتراوح من المساعدة في إيجاد عمل والعلاج إلى المساعدات المالية وطلب سداد الديون المتعسرة. هناك مجموعة من الحالات الإنسانية التي يوليها الديوان الملكي الأهمية ويسعى إلى تلبية احتياجات أصحابها نظراً لصعوبة هذه الحالات، نذكر منها الأشخاص الذين يعانون من البطالة ولا يتم قبولهم في الوظائف التي يتقدمون لها. 4 نموذج برقية للديوان الملكي (معروض طلب، شكوى) WORD، PDF، DOC - نَمُوذَج. المصابون بأمراض ولا يستطيعون تأمين نفقات العلاج نظراً لارتفاع تكاليف العلاج من تعرض لحادث وأصيب بعجز دائم أو جزئي ويمنعه العجز عن ممارسة العمل لكسب قوت معيشته العائلات التي ليس لديها عائل بسبب دخوله السجن، تستطيع طلب المساعدة المالية من الديوان الملكي حتى خروج عائلها من السجن. لمحة عن الديوان الملكي السعودي بتوجيه من خادم الحرمين الشريفين فتح الديوان الملكي السعودي باب الرحمة والتعاطف مع المواطنين الذين لا ملجأ لهم بعد الله إلا النظر في احوالهم المتعسرة من خلال إرسال برقية إلى الديوان الملكي لطلب المساعدة. يقوم الديوان الملكي بمساعدة المعسرين في سداد الديون أو من لديهم مشاكل في سداد القروض الراغبين في المساعدة في تكاليف العلاج أو تمويل علاجهم في الخارج جميع الطلبات التي تحتاج فيها الأسر إلى مساعدة مالية أو إنصاف منح الأراضي أو السكن للأشخاص الذين لا مأوى لهم أو يتعذر عليهم تأمين أجار المسكن الخاص بهم.
رقم الدعم والمساندة: رقما خاصا للدعم والمساندة لجميع المواطنين. الرقم 920022220. ستقوم الخدمة البريدية بتسليم البريد الموجه إلى المملكة العربية السعودية ،الهدا ،7636 ،الرياض ،12911. يمكنكم التواصل من خلال البريد الالكتروني الخاص بالمكتب وهو كيفية إرسال برقية أو شكوي للديوان الملكي في ظل المتابعة المستمرة لشكاوى المواطنين والوافدين وتلقي البرقيات بكافة أنواعها ،قامت الحكومة السعودية بالرد على العديد من أسئلة المواطنين في المملكة حول طريقة وعنوان إرسال برقية إلى الديوان الملكي. عن طريق البريد السريع الذي أصبح من أسرع وسائل تقديم التهاني أو طلب المساعدة ،وهو من أبرز الرسائل التي يمكن إرسالها. يتسلمها الديوان الملكي في إطار المساعدة المقدمة ،فماذا عن عنوان وطريقة إرسال البرقيات ،مثل البريد السعودي ،والشكل الذي تقدم به ،وكذلك طرق التواصل مع الديوان الملكي ،والطبيعة؟ من الطلب المرفق بالبرقية ،وما هي البيانات المتضمنة للتواصل مع مرسلها. الأسئلة هذا ما سيتم شرحه في الأسطر التالية. رفع شكوى للديوان الملكي. كيفية إرسال برقية أو شكوي للديوان الملكي في هذا الصدد ،أتاح EMS في المملكة العربية السعودية إرسال البرقيات والطرود بسهولة في إطار خدمة البريد الخاصة بها.