– الصفة الثانية | أن يتمتعوا بمهارات التواصُل وحل المُشكلات Problems solution and communication skills: كما رأينا في الاحصائيات التي ذكرناها، فأكثر من نصف العُملاء يبحثون عن حلول سريعة وفعّالة للمُشكلة، وهذا لن يتحقق إلا من خلال تدريب موظفي خدمة العملاء على بعض مهارات خدمة العملاء ومن أهمها مهارات التواصُل الجيد والقُدرة على حل المُشكلات بل وتقديم حلول إضافية حتى لا يشعُر العميل بالتوتر والقلق. – الصفة الثالثة | أن يكون ولائهم للشركة مرتفع High loyalty: هُناك احصائيات أجريت في الولايات المُتحدة الأمريكية عن مُعدّل الدوران (مُعدل استبدال الموظفين بآخرين جُدد)، وقد تبين أن مُتوسط مُعدّل الدوران في الصناعات المُختلفة داخل أمريكا حوالي 15%، ومع ذلك لا يزال مُعدّل دوران مراكز خدمة العُملاء حوالي 45%، أي حوالي أكثر من 3 أضعاف المُتوسط المُتعارف عليه في الصناعات. وبالتالي انت بحاجة لرفع مُعدّل ولاء الموظفين للشركة من خلال تقليل مُعدل الدوران وهذا لن يتحقق إلا من خلال: توفير رواتب مُناسبة وتأمينات ومزايا أخرى للموظفين – توفير التدريب الجيد لقسم خدمة العُملاء في شركتك – توفير فُرص لترقي موظفي خدمة العُملاء داخل الشركة.
التعاطف: يجب عليك إظهار التعاطف مع التجربة غير الناجحة للعميل، والاعتذار بمنتهى الأدب واللطف، باعتبارك ممثل الشركة، وصلة الوصل بينها وبين العملاء، وفي حال كان حل المشكلة يستوجب قسم آخر، من الضروري تقديم الشرح الكامل عن المشكلة للقسم قبل تحويل العميل إليه حتى لا يضطر لشرح مشكلته من جديد،خدمة العملاء وفنون ومهارات التواصل الصحيح مع العملاء مما قد يزيد غضبه. تقديم حل: تعطي هذه الخطوة ثقة وراحة للعميل، حيث من الممكن أن تقترح حلك الخاص عليه أو تستمع إلى الحل الذي يرضيه. مهارات موظف خدمة العملاء. التنفيذ: حيث من الضروري المسارعة إلى تنفيذ الحل في حال الاتفاق عليه، لأن المزيد من الانتظار سيرفع مستويات الغضب عند العميل، كما أن المباشرة في العمل ستعطي انطباعًا جيدًا عن كفاءة الشركة والتزامها وجديتها في العمل. المتابعة: تعتبر المتابعة من الأمور الهامة جدًا، حيث أنها تعطي مشاعر إيجابية حول عملك لدى العميل. كما تساعد في التحقق من حل المشكلة بشكل صحيح ومرضٍ. عبارات تغني فن المحادثة مع العملاء الكلمات الإيجابية التي تعتبر أحد أهم الأدوات التي يمكن استخدامها في الاتصال الجيد مع العملاء، وتمثل انطلاقة ممتازة لعمليات الاندماج بهم، ومن هذه الكلمات: رائع، ممتاز، إبداعي، من المؤكد، متألق، مثير، استثنائي….. وغيرها الكثير.
ستأتي أوقات سيستفزنا فيها العملاء، وأيام لن يعمل فيها النظام بطريقة صحيحة، وأيام تسير الأمور كلها في الاتجاه الخطأ. يحتاج موظفو خدمة العملاء لأن يكونوا ذوي أعصاب حديدية، وأن يتحلوا بالصبر عندما لا تسير الأمور كما ينبغي. إن موظف خدمة العملاء الهادئ سيهدئ العميل أكثر من الموظف الذي يُظهر نفاد الصبر. يتمتع موظف خدمة العملاء الجيد ببرودة اعصاب تساعده على للحفاظ على شخصيته المبتهجة بالرغم من تعامله مع شخص ربما يكون نكدا بطبيعته. 2. مهارة التواصل الفعال. سبعة مهارات يجب توافرها في موظف خدمة العملاء | المرسال. يجب على خبراء خدمة العملاء أن يمتلكوا قدرة تامة على التواصل الواضح والجيد، لأنهم الموظفون الذين يتحدث العملاء معهم أغلب الوقت، ومن سيتركون انطباع دائم عليهم. إن أكثر من ربع العملاء الراضين عن خدمة العملاء يوصون بالعمل لأصدقائهم. يحتاج العملاء لفهم ما يحدث في كل خطوة حتى يشعروا بالرضا في نهاية المكالمة. كما يكتشف موظفو خدمة العملاء المشكلات قبل أن تلاحظها الأقسام الأخرى بفترة طويلة، وقدرتهم على التواصل بوضوح مع الإدارة قد تساعد في حل المشكلات قبل أن تزداد سوءً. بعد إجراء محادثة مع عميل، من المفترض أن تستخدم مهارات الاستماع الفعال لتسجيل عناصر الإجراء وإكمال أي مهام مطلوبة لحل مشكلة العميل.
2- مهارات التواصل تأتي مهارات التواصل المختلفة على رأس المهارات الأساسية التي يجب أن يتقنها موظف خدمة العملاء، لأن مدار عمله هو التواصل مع العملاء. 3- مهارة الإصغاء الإصغاء مهارة تحتاج إلى تدريب، لأن التواصل لا يكون ناجحاً إلا إذا استطاع الموظف الإصغاء الجيد للعميل وبالتالي التعرف على مشكلته أو استفساره ومن ثم الرد عليه، بما يلبي احتياجه ويرضيه. 4- الصبر الصبر هو مهارة لا غنى عنها لمن يحتك بشكل مباشر مع العملاء لأنه مظنة حسن الفهم وحسن الرد، والذي يوصل في النهاية إلى إرضاء العميل وكسب ثقته. مهارات خدمة العملاء الهاتفية. 5- المعرفة التامة بتفاصيل المنتج أو الخدمة المقدمة من المؤسسة تحسبا لمواجهة أي استفسارات أو تساؤلات، معرفة المشكلات المتعلقة وكيفية التعامل معها. 6- الإيجابية في الحوار في التعامل مع الجماهير من العملاء ينبغي التركيز على استخدام الكلمات الإيجابية وتعبيرات الجسد ونبرات الصوت الطيبة واللطيفة، لأنها الجسر الأكثر فاعلية في التواصل مع العملاء، الذين غالبًا ما يحتاجون إلى استفسار و مساعدة، لذا فنمن الضروري معرفة التعامل بروح مرحة وطيبة. 7- إدارة الوقت بحرفية رائع أن يسمح الموظف للعميل بأن يتحدث بالتفصيل وبأريحية ليتمكن من فهم استفساره أو احتاجه ومن ثم تلبية هذا الاحتياج، ولكن في حدود المعقول حتى لا يهدر وقت العمل أو وقت العميل، ولا يكون ذلك على حساب العملاء الباقين.