المساعد الإداري له الكثير من الوجبات وهي التي يقوم بها السكرتير وهي منها الكتابة وإيداع جميع الملفات والرد على جميع المكالمات الهاتفية ومن خلالها يتم تسجيل جميع الملاحظات والتي تكون خلال جميع الاجتماعات وهذا يكون بالإضافة إلى أنهي قم بتسجيل الكثير من الملاحظات خلال الأجتماعات. وهو أيضاً يشرف على جميع الخدمات اللوجستية داخل المكتب وهذا بالتعاون مع جميع المشرفين على جميع المشاريع الهامة والتي يقوم بالإشراف عليها من خلال السكرتارية، وهذا بالرغم من أن الوظيفة الخاصة بالمساعد الإداري تتطلب القليل من التعليم السابق ولكن إلا أن المساعدين التنفيذيين أو الذين يعملون في المجالات المتنوعة وهذا ما يجعل له التدريب الإضافي. تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة - مقال. أهم مهام المساعد الإداري الخدمات اللوجستية الخاصة بالمكتب من أهم واجبات المساعد الإداري وهي من أهم الوظائف أكثر من السكرتارية وهي التي تشمل على جميع التعاملات الخاصة مع جميع الأمور اللوجستية الخاصة بالمكتب وهي تكون مثل طلب جميع المعدات والبريد والأوراق وهي التي تذهب داخل وخارج جميع المنشأت وهذا يكون بالتنسيق الدائم للجدول الزمني بين جميع الأشخاص. وفي العديد من الحالات يكون المساعد الإداري من أهم المصادر الخاصة بالمعلومات مع جميع الاشخاص وهو الذي يتصرف في الكثير من الأحيان باسم الشركة ويكون كبار المساعدين يشرفون على جميع المساعدين أو السكرتارية المبتدأين ويكون في هذه الحالة يحتاج المساعد الإداري إلى إجراء العديد من التقارير أو العروض الخاصة بالأداء الدوري.
- التجهيز والتنسيق في حال حدوث أي اجتماع أو محاضرة أو مقابلة. - تسجيل الملاحظات. - ارسال الفاكسات وتلقيها. - كتابة الوثائق والمستندات التي تخص العمل وتعديلها حين يلزم. - اعداد المراسلات والتي تتطلب بعض المهارات من المساعد الإداري التي تتعلق بالكمبيوتر. - القيام بالأعمال المكتبية المتعددة. تعرف على محلل أداء الزمالك في جهاز فيريرا - الأسبوع. - القدرة على أخذ القرارات بشكل مستقل. - يعد المساعد الإداري مسؤولا عن الأمور اللوجستية في العمل. بعض من أهم الدورات التدريبية للمساعد الإداري: 1- دورة الأساليب الادارة الحديثة للمساعد الإداري: يقوم بهذه الدورة كل من موظفي الاستقبال ومدراء الأقسام الإدارية والسكرتارية وطلاب اختصاصات الأعمال الإدارية والموظفين في قسم المراقبة أو في قسم مساعدة المشاريع، تهدف هذه الدورة إلى عدة أهداف ومنها: - تنمية قدرات ومهارات المتدربين في مجال المساعدة الإدارية. - تقديم كافة المعلومات والتعريف الأساسية والمفاهيم الضرورية في هذا المجال. - التدريب على الأعمال السكرتارية من ارسال واستقبال الملفات وغيرها. - تدريب المتدربين على كيفية جدولة كل نشاطات الشركات من اجتماعات ومقابلات وغيرها. 2- دورة المساعد الإداري الناجح: تهدف هذه الدورة على تدريب المساعد الإداري والسكرتارية ومدراء المكاتب على التعليم والتدريب على القوانين العلمية وكيفية استخدام الحاسوب والأساليب والطرق الإلكترونية من حيث الأرشفة ونقل الملفات والمعلومات وغيرها.
رصد تكاليف التشغيل التجزئة والميزانيات والموارد المتاحة. اقتراح برامج التدريب المبيعات والتقنيات لمساعدة المؤسسة. التواصل مع العملاء وتقييم احتياجاتهم بأستمرار. تحليل سلوك المستهلك وضبط وضع المنتجات. التعامل مع الشكاوى المقدمة من العملاء. إجراء البحوث المنتجات الناشئة واستخدام المعلومات لتطوير المؤسسة. إنشاء تقارير وتحليل وتفسير بيانات البيع بالتجزئة ، مثل الإيرادات والنفقات والمنافسة. التأكد من التزام جميع الموظفين بسياسات الشركة وإرشاداتها. المهارات اللازمة لوظيفة مساعد مدير إداري: اجادة التعامل مع المعادلات الرياضية المختلفة. القدرة على إنشاء وتحليل التقارير وجداول البيانات وإحصائيات المبيعات. الإلمام الجيد بالإجراءات المالية وخدمة العملاء. مهام المساعد الاداري من الدرجة الثالثة. يجيد عملية التواصل والاتصال الشخصي الفعال. المرونة في التعامل مع العملاء وتقديم الحلول للمشكلات المختلفة. القدرة على القيادة والتنظيم وكذلك العمل في ورديات مختلفة. إتقان العمل على برامج مايكروسوفت MS Office, MS Excel متطلبات العمل في وظيفة مساعد مدير إداري: الحصول على شهادة جامعية / الحصول على بكالوريوس إدارة الأعمال. شهادة خبرة سابقة في وظيفة مساعد مدير إداري، أو منصب مشابه.
10. إعداد وتزويد وكيل شؤون الطلاب بنماذج الإحالات الطبية وشهادات الانتماء (الشهادات التعريفية) للطلاب لتقديمها للجهة المختصة. 11. تنظيم الأرشيف وحفظ السجلات والملفات وفق التعليمات المنظمة لذلك. 12. القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر في مجال اختصاصه. العلاقات الوظيفية: الداخلية: 1. جميع الموظفين بالمدرسة. الخارجية: 1. لا يوجد. مواصفات شاغلي الوظيفة: المعارف: 1. المعرفة التامة بالتعليمات المتعلقة بطبيعة عمله. 2. المعرفة بالأعمال الكتابية والمكتبية وكيفية ممارستها. 3. المعرفة بالنماذج والادوات الخاصة بطبيعة العمل. 4. المعرفة بالفهرسة وتنظيم وتصنيف الوثائق ا لمهارات والقدرات: 1. ترتيب وحفظ الملفات وفهرستها. 2. المتابعة والتنسيق. 3. الاتصال الفّعال والتعامل مع الآخرين. مهام المساعد الاداري بالمدرسة. 4. استخدام الحاسوب وتطبيقاته في مجال العمل. السمات الشخصية: 1. التمتع بأخلاقيات الوظيفة. 2. التكيف مع متطلبات وضغوط العمل. 3. العمل بروح الفريق. 4. المبادرة. 5. الاحترام والتقدير. 6. الثقة بالنفس. 7. الموضوعية. 8. التواضع ولين الجانب المرجع: الدليل التنظيمي الوصف الوظيفي للتشكيلات المدرسية انظري صفحة 79-80