مراجعة محتويات الوثائق بدلًا من القيام بكتابتها. البريد الإلكتروني بدلًا من استخدام الصادر والوارد. الإنجاز والعصور على المشكلات بدلًا من المتابعة. إعداد الاجتماعات بشكل ناجح. نظام الاتصالات الادارية. قد يهمك أيضًا: ما هي عناصر الإدارة الإلكترونية ؟ ما هي عناصر الإدارة الإلكترونية؟ تتكون عناصر الإدارة الإلكترونية من ثلاثة مكونات أساسية على النحو التالي: الأجهزة: وتشمل المكونات المادية للكمبيوتر وأنظمة التشغيل وملحقاته المختلفة. البرمجيات: برمجيات النظام مثل أنظمة تشغيل إدارة الشبكات والجداول، واللوحات الإلكترونية. وأدوات البرمجة بما في ذلك برامج التطبيقات، مثل برامج البريد، وبرامج المبيعات، وقواعد البيانات، وبرامج إدارة المشاريع، وبرامج إدارة المشاريع) (الإنترنت، إكسترانت، إنترانت). صانعة المعرفة: وهي تمثل القادة الرقميون وجميعهم يشملون رئيس المال الفكري والمديرين ومراحل الموارد المعرفية. ويتمثل دور صانعي المعرفة في محاولة خلق ثقافة معرفية جديدة في الإدارة الإلكترونية. وتغيير طريقة التفكير وتحديث أساليب العمل الإداري والخبرات والمعرفة في مجال المعلومات. وفي النهاية نتمنى أن تنال هذه السطور المختصرة إعجابكم، والتي بالتأكيد قمنا فيها بشرح كل ما يخص سلبيات وإيجابيات الإدارة الإلكترونية.
· دعم تعدد الوثائق للخطاب الواحد، وإمكانية تحرير الوثيقة وحفظها من داخل النظام. · ترقيم الصادر والوارد مرتبط بالسنة الميلادية أو الهجرية ( حسب الرغبة). · تقارير تشمل جميع اجزاء البرنامج، وإمكانية تحويل التقرير إلى كتاب الكتروني ( PDF) او ملف اكسل ( Excel) او ملف وورد ( Word). سلبيات وإيجابيات الإدارة الإلكترونية - مقال. · قاعدة البيانات غير محدودة الحجم ويمكن تخزين عدد غير محدود من السجلات والوثائق حسب حجم قرص التخزين لدى العميل. · تم بناء قاعدة البيانات بشكل يمنع التأخير في تحديث أو جلب البيانات اثناء العمل على النظام. · يتضمن البرنامج جزئية إدارية خاصة بمتابعة التعاميم والوثائق وحفظ جهات الاتصال وإرسال رسائل الجوال والبريد الالكتروني وغيره. · يمكن للمستخدم القيام بعملية النسخ الاحتياطي للبيانات وتضمين الملفات على شكل ملف ارشيف Winrar عند النسخ الاحتياطي. الدعم الفني · تضمن مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) سلامة العمل على برامجها، وخلو برامجها من الأخطاء البرمجية وسلامة قواعد البيانات من أي اخطاء، وتلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بإصلاح أي خطا برمجي طارئ في النظام دون أي تكاليف أو رسوم إصلاح لفترة غير محدودة من الزمن. · تلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بتدريب مسئول الدعم الفني او من ينوب عنه لمدة ثلاث ساعات على النظام بالحضور للموقع في حال وجود العميل في مدينة جدة، أو باستخدام خدمة الإنترنت والاتصال عن بعد للعملاء خارج مدينة جدة.
ويقوم النظام بحفظ قيد المعاملات الصادرة و الواردة والتعامل معها بطرق ومفاهيم سلسة ومألوفة لدي العاملين في هذا المجال وذلك عن طريق قيدها في سجلات محددة و حفظها في ملفات أعدت لهذه الغاية مما يضمن السيطرة على العمليات بدقة و يضمن سهولة الرجوع إلى إي معاملة عند الحاجة إلى ذلك. ويحتوي النظام بالإضافة للعمليات الأساسية على العديد من العمليات التي تشكل دعما لعمل النظام مثل التقارير الأساسية ، وركن الاستطلاعات الذي يوفر أداة فعالة للبحث والوصول السريع للمعلومات وباستخدام معايير متعددة وعلى سبيل المثال لا الحصر رقم المعاملة ، اسم صاحب المعاملة ، التاريخ كما يتيح النظام إنشاء تقارير جديدة تغطي احتياجات العميل و باستخدام شاشات سهلة أعدت خصيصا لهذه الغاية. أهم ميزات النظام: - يشمل الصادر والوارد والمراسلات الداخلية والمتابعة والإحالات و حركات الملفات والحفظ وجميع ما يتعلق بذلك من إجراءات إتاحة إمكانية تصنيف المعاملات حسب طبيعة عمل العميل مثل قرارات, تعاميم, معاملات طلبات توظيف مع تخصيص نماذج للعمل عليها وتحديد سجلات خاصة بها في حال الرغبة بذلك. موقع سفارة دولة فلسطين لدى دولة قطر::: أقسام السفارة. التعامل مع المعاملات التي تخص التسديد والتعقيب والإلحاق لمعاملات أخرى والربط بينها بشكل آلي بغرض المتابعة.
في مجتمع اليوم القائم على الإنترنت و البريد الإلكتروني ، تنشأ الحاجة إلى كتابة خطاب رسمي في كثير من الأحيان أقل مما كانت عليه في الماضي. ومع ذلك لا يزال من الضروري أحيانًا تقديم خطاب رسمي للحصول على المعلومات أو التقدم للحصول على برنامج أكاديمي أو وظيفة أو كتابة خطاب شكوى أو مجرد التعبير عن رأيك بطريقة فعالة و متماسكة. كتابة خطاب رسمي كن موجزا اذكر الغرض من رسالتك الرسمية في الفقرة الأولى و لا تحيد عن الموضوع ، حاول تجنب اللغة العامية أو الكلمات الطويلة ، مع الحفاظ على الرسالة قصيرة. كما أن الكتابة القوية موجزة ، يجب ألا تحتوي الجملة على أي كلمات غير ضرورية ، و لا تحتوي الفقرة على جمل غير ضرورية ، لنفس السبب الذي يجب أن لا يحتوي على أي أسطر غير ضروري و لا يحتوي الخطاب على أجزاء غير ضرورية ، هذا لا يتطلب من الكاتب أن يجعل جميع الجمل مختصرة ، أو يتجنب كل التفاصيل و يتعامل مع الموضوعات فقط في مخطط تفصيلي. استخدم النبرة الصحيحة يجب كتابة رسالة عمل أو خطاب رسمي بنبرة أكثر رسمية قليلاً من لغتك اليومية ، و تجنب ما يلي: العامية أو المصطلحات ؛ تقلص من استخدام كلمات مثل أنا ، لا ، هو ؛ و بعبارة غامضة مثل جيدة و جميلة.
بالإضافة إلى الاستخدام المستمر للشبكات، فإن هذا يؤدي إلى انعزال وانطواء المستخدم، مما يؤدي إلى ضعف التوافق النفسي والاجتماعي. وفقدان القدرة على التعامل مع الآخرين بسبب عدم قدرتهم على التواصل معه، والتي قد تؤدي إلى عدم قدرة الفرد على التكيف مع نفسه. من خلال تنظيم إشباع دوافعه التي على أساسها يتعرف المجتمع على قدراته وتطلعاته مع الآخر ومع البيئة. وذلك لأنه يعاني من عدم التطابق. لأن التوافق هو القدرة على الانسجام والتكيف مع البيئة الاجتماعية التي تحيط بالفرد. شاهد أيضا: مستويات الإدارة الثلاثة مهارات الإدارة الإلكترونية يجب أن يتمتع جميع أعضاء الهيئة الإدارية التي تمثل الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في مجال الإدارة الإلكترونية بثقافة إلكترونية. حتى يتمكنوا من المشاركة بفعالية في العمل الإداري الإلكتروني تتضمن الثقافة الإلكترونية عددًا من المهارات التي يجب عليك التحقق منها، بما في ذلك: القدرة على استخدام مشاركة البريد الإلكتروني. إمكانية استخدام نظام مجموعات الأخبار الذي يربط مجموعة من الأشخاص من خلال قوائم مخصصة لتبادل الآراء. توافر برامج الدردشة على الإنترنت والتي يمكنك من خلالها التواصل مع الآخرين عبر شبكات التواصل الاجتماعي المختلفة.
طباعة ملصقات للباركود بدلا من الختم لدى موظف الوارد. يسمح النظام لأي مستخدم تعديل النموذج الخاص بالإحالة حسب ما لديه وذلك في أول مرحلة عند تطبيق النظام مع السماح بطباعته من خلال شاشة القيد. يسمح النظام لأي مستخدم تعديل شكل طباعة كشف توزيع البريد الداخلي حسب ما لديه وذلك في أول مرحلة عند تطبيق النظام. جميع الكشوف الخاصة بالتسليم حسب ما لديه وذلك في أول مرحلة عند تطبيق النظام. يمكن إعطاء صلاحية للمستخدم على الجهات التي يمكن إن يقوم بإحالة معاملات منها. طباعة أكثر من نموذج للإحالة لأكثر من معاملة. يعتبر السجل كمحدد أساسي عند تكوين كشف توزيع البريد الداخلي وبالتالي يمكن فصل معاملات الوارد عن معاملات الصادر من خلال السجلات. يمكن طباعة تذكرة المراجعة مباشرة من خلال النظام وذلك من الشاشات الخاصة بالاستعلام عن المعاملات. يتم من خلال شاشة تسجيل عمليات المتابعة على المعاملات إمكانية تتبع إي معاملة ومعرفة وضعها الحالي وبالتالي معرفة هل صدرت أم لا. إمكانية طباعة ملصقات للمعاملات الصادرة إلى الجهات الخارجية عند تكوين كشف تسليم مكتب البريد هذه الملصقات تحتوي معلومات عناوين هذه الجهات. في شاشة تسجيل معاملة الوارد العام يتم التأكد من عدم تكرار الجهة الوارد منها ورقم المعاملة لدى الجهة وفي شاشة تسجيل معاملة الوارد العام يتم التأكد من عدم تكرار الجهة الوارد منها ورقم المعاملة لدى الجهة وتاريخ المعاملة لدى الجهة وعند إدخال بيانات مكررة سابقا يتم إعطاء رسالة تنبيه للمستخدم واسترجاع المعاملة السابقة التي تحتوي على نفس البيانات ليتم تعديلها من حيث إحالة هذه المعاملة إلى جهات جديدة.
· مشاركة وتبادل الملفات بين المستخدمين وتسهيل الوصلة إلى المعلومة الصحيحة. · إلزام الموظفين بمتابعة الوثائق والتعاميم الصادرة او الواردة واستخراج كشف بالإجراءات المتبعة على الوثيقة أو التعميم. · استخراج التقارير المطلوبة الخاصة بأرشفة التعاميم والوثائق، بالإضافة إلى تقارير المستخدمين والصلاحيات وجهات الاتصال. · الاحتفاظ بسجل تفصيلي عن بيانات جهات الاتصال والاشخاص المهمين الذين يتم التعامل معهم او الرجوع إليهم بين فترة وأخرى، بالإضافة إلى بيانات الاتصال بالموظفين. - الصور بكافة أنواعها. - الصفحات الإلكترونية بكافة أنواعها. - يمكن عرض أنواع الملفات الغير مذكورة عن طريق windows من داخل النظام. · يدعم النظام إنشاء وطباعة الباركود. · النظام سهل التعلم والممارسة، وقمنا بمراعة سهولة وسرعة الإدخال، كما قمنا بتجنب المؤثرات البصرية الكمالية في شكل البرنامج للحفاظ على راحة المستخدم أثناء العمل على البرنامج. المواصفات العامة · يعمل النظام على كافة أنظمة تشغيل Windows. · يتضمن البرنامج نظام إدارة صلاحيات المستخدمين، والذي يتحكم في الصلاحيات المتاحة والممنوعة عن المستخدمين. · يمكن ربط البرنامج بعدد غير محدود من الأجهزة الطرفية ( شبكة داخلية)، ويدعم إنشاء عدد غير محدود من المستخدمين.